Valla Ponnyklubb (org.nr. 21460-48) är ansvarig för den behandling av personuppgifter som görs hos föreningen. Med personuppgift menas all typ av information som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierbar levande fysisk person och som exempel på sådan information kan nämnas namn, personnummer, adress, e-post och telefonnummer. Skyddet av dina personuppgifter är viktigt för Valla Ponnyklubb och den här policyn innehåller viktigt information om hur föreningen hanterar personuppgifter samt vilka rättigheter du har som registrerad.
Hur vi hämtar in dina personuppgifter
Merparten av föreningens personuppgiftsbehandling görs via systemstöden ”Hippocrates” och ”Idrottonline" och personuppgifterna kan hämtas inpå något av följande sätt:
• Du skriver själv in dina uppgifter, t.ex. när du registrerar ett användarkonto i Hippocrates.
• Föreningen lägger in uppgifter om dig som krävs för att fullgöra ett avtal som du ingått med oss.
• Föreningen lägger också in sådana uppgifter om dig som du lämnat med samtycke till registrering.
• Vissa uppgifter som t.ex. adressuppgifter kan även hämtas in från externa aktörer baserat på det personnr som du uppgett till föreningen i samband med att du exempelvis ingår avtal om att delta i någon del av ridskolans verksamhet.
• Vi hanterar även personuppgifter på vår hemsida och Facebooksida, bl.a. genom att publicera startlistor inför tävlingar.
Hur använder vi dina personuppgifter
För att föreningen ska kunna ha en fungerande verksamhet behöver vi hantera uppgifter om ridskolans elever och medlemmar i form av bl.a. kontaktuppgifter och uppgifter om ridkunskap.
För att föreningen ska kunna vara medlem i ridsportförbundet och riksidrottsförbundet samt ansöka om aktivitetsbidrag, behöver vi även våra elevers personnr. Personnr behövs också för att föreningen ska kunna genomföra nödvändiga kreditkontroller samt för att kunna skicka eventuella obetalda fakturor vidare till inkasso
Det kan även förekomma att föreningen behöver behandla uppgifter om elevernas vikt och längd i syfte att kunna tilldela hästar som passar med elevernas och hästarnas fysiska förutsättningar, för att på så sätt kunna upprätthålla en bra ridundervisning och ett gott djurskydd.
I vissa fall kan det även bli aktuellt för föreningen att hantera personuppgifter om medlemmarnas sjukdomar eller funktionshinder, t.ex. när det behövs för att vi ska kunna fullgöra avtal eller andra åtaganden.
När det gäller föreningens systemstöd Hippocrates sker det i vissa fall nödvändiga överföringar av personuppgifter till följande aktörer:
•Inkassogram AB(när fakturor inte betalas i tid hanteras påminnelsen av Inkassogram AB, som i slutändan kan lämna ärendet vidare till Kronofogdemyndigheten.Inkassogram AB sköter även kreditupplysning)
• Ekopost(fakturor i pappersform skickas via Ekopost)
• Ommh(sms skickas av Ommh)
Lagring av dina personuppgifter
Uppgifter om lektioner och aktiviteter sparas i fyra år för att ge föreningen ett bra jämförelseunderlag. När en medlem varit inaktiv i fem år gallras personuppgifterna.
Resultatet av kreditupplysningar via Hippocrates lagras en vecka.
Fakturor och andra ekonomiska underlag sparas i enlighet med de krav som ställs i tillämplig lagstiftning.
Dina rättigheter som registrerad
Du har rätt att komma åt dina personuppgifter, att rätta dina personuppgifter och att få dessa raderade eller att begränsa eller invända mot vår behandling av dem.
Om du begär att få dina personuppgifter borttagna ur Hippocrates upphör eventuella medlemskap och du förlorar din plats i bokade grupper och aktiviteter. Ridskolan gör inga återbetalningar och du är fortfarande betalningsskyldig för återstående fakturor som gäller platser du förlorat på grund av borttagandet.
Föreningen förbehåller sig rätten att när som helst revidera innehållet i den här policyn.
